Pharma intern – SharePoint als Kommunikationszentrale

Enterprise Content Management (ECM)-Systeme können nicht nur die Schnelligkeit und Produktivität in Geschäftsabläufen steigern und Prozesskosten senken – sie bieten sich auch als komplette Austauschplattform für die interne Kommunikation an. Für die Pharma-Branche ist SharePoint aufgrund der nahtlosen Office-Integration sowie der konsequenten Implementierung von Inhaltsrichtlinien häufig die beste Wahl.

Dass Wissen die wichtigste Ressource eines Pharmaunternehmens ist, steht außer Frage. Trotzdem ist die Nutzung dieses Erfolgsfaktors schwierig. Die Organisation mit einer (oder global mehreren) Zentralen und einem dezentralen Außendienst stellt hohe Anforderungen an die interne Kommunikation. „Wenn wir nur wüssten, was wir wissen“ ist ein Satz, der diesen Umstand gut beschreibt. Das Problem: Die Informationen liegen mal hoch strukturiert, mal schwach strukturiert und mal unstrukturiert vor. Und aus Sicherheitsgründen dürfen auf viele der sensiblen Daten nur ausgewählte Nutzer zugreifen.

Bei diesen Anforderungen hat der gute alte Fileserver ausgedient. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme liefern heute die dazu nötigen Methoden und Werkzeuge. Hier werden Dateien abgelegt, Workflows definiert, der Status von Dokumenten gepflegt – kurz die kollaborative Arbeit eines Unternehmens wird organisiert. Und das Vorgehen dabei ist immer das gleiche, egal ob es sich um ein kleines Unternehmen mit einem einzigen Standort handelt oder um einen globalen Konzern mit Tausenden von Mitarbeitern. Vor allem für Firmen, die Teile Ihrer IT auf Microsoft-Basis betreiben (Windows Server 2008 R2 und/oder Windows Server 2012) ist SharePoint 2013 die Software der Wahl.

SharePoint macht die Administration einfach

Ideal ist dabei für viele Firmen auch die Einbindung in die Office-Suite von Microsoft. "Während man bei anderen Dokumentenverwaltungstools Dateien in der Regel herunterladen, öffnen, bearbeiten, speichern und wieder hochladen muss, werden Dokumente hier direkt wieder an der richtigen Stelle abgelegt", sagt Volkan Yavuz, Leiter Software-Entwicklung bei TWT Digital Health. "Da man problemlos Team- und Individualrechte verwalten kann, ist die Administration hier wirklich einfach."

Und Dirk Prehn, als Geschäftsführer der Appifex GmbH Kooperationspartner von TWT Digital Health bei SharePoint-Projekten, ergänzt: "Gerade für kleinere Unternehmen ist SharePoint ausgesprochen interessant, weil die Basisversion SharePoint Foundation bereits integraler Bestandteil der Windows Server-Pakete ist. Hier fallen also keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Wer die vielen Enterprise-Lösungen nicht braucht oder anderweitig bedient, kommt damit gut zurecht. Bei Bedarf kann im Nachhinein noch zu einer kostenpflichtigen Version gewechselt werden."

Strukturierung des Informationsdesigns als kritischer Punkt

Per Connector oder über Webservices können weitere Systeme angeschlossen werden. Auf diese Weise können beispielsweise die Daten aus einem SAP-System benutzerfreundlich über SharePoint zugänglich gemacht werden. "Wir haben für einen Kunden komplexe Prozesse so umgesetzt, dass Anforderungen vom Management letztlich bequem aus dem SharePoint-Intranet oder mit dem Blackberry freigegeben werden konnten", beschreibt Prehn einen aktuellen Fall aus der Praxis.

Beide betonen unisono die Wichtigkeit eines guten Informationsdesigns. "Problematisch ist es mitunter, wenn SharePoint Geschäftsprozesse unterstützen soll, die im Kern noch nicht mal klar dokumentiert sind", beschreibt Yavuz ein häufig anzutreffendes Problem. Und Prehn ergänzt: "Wenn die Anwender das Tool nicht nutzen, weil sie den Prozess ganz anders leben, kann auch SharePoint keine Wunder bewirken." Ziel muss es also sein, die Prozesse an den Bedarf der Nutzer anzupassen. Und das ist bei SharePoint mit deutlich geringerem Aufwand möglich als bei anderen Systemen.

In der Regel wird dann im Rahmen eines Workshops mit SharePoint-Spezialisten festgelegt, wie der Bedarf der einzelnen Abteilungen definiert ist. Dann wird das Informationsdesign entwickelt. Die daraus resultierende Konfiguration kann je nach Ressourcen intern erfolgen oder einem spezialisierten Dienstleister anvertraut werden.

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Klaus Mueller, Geschaftsführer TWT Digital Health

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Dirk Prehn, Geschäftsführer Appifex GmbH:

"Wer die Office-Programme von Microsoft nutzt, fährt mit SharePoint für die interne Kommunikation auf jeden Fall gut. SharePoint kann dann helfen, die Informationsstruktur aufzubauen und nutzbringend einzusetzen."

Volkan Yavuz, Leiter Software-Entwicklung bei TWT Digital Health:

"Bei der Suchbarkeit und den – zum Teil automatisch generierten – Metadaten spielt SharePoint seine Stärken aus. Und genau diese Punkte machen in der Praxis den Unterschied zwischen Wissensmanagement und Datengrab."

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